O mundo dos negócios exige de todas as empresas um trabalho permanente de melhoria e otimização de processos, e uma das principais ferramentas que permite que uma empresa atuar de forma mais ágil é a utilização de softwares que tornem as atividades mais rápidas e eficientes.

Mas nem sempre encontramos no mercado sistemas prontos que atendam totalmente as necessidades do caso concreto. E nestas horas é preciso escolher uma empresa para criar estas soluções personalizadas.

Este artigo tem por objetivo ajudar ao empresário ou profissional que precisa escolher uma empresa e não tem a experiência ou a assessoria para realizar este processo de uma forma mais criteriosa.

Qual é o seu cenário? Qual é sua necessidade?

O primeiro passo é definir o problema, situando-o em seu contexto de atuação. Isto ajuda a explicar o que acontece, onde você está e onde deseja chegar. Algumas perguntas que podem auxiliar nesta definição:

• Sua empresa: Que tipo de empresa é a sua? Uma grande corporação, uma pequena empresa, uma industria que faz parte de uma cadeia produtiva? Uma pequena consultoria? Uma empresa de transportes?
• Porte: Qual o porte da empresa e seu posicionamento no mercado em que atua? Qual o grau de competição de seu segmento?
• Tecnologia existente: Como é a estrutura de tecnologia de sua empresa? Existe um sistema de ERP que atende ao dia a dia do trabalho? A empresa dispõe de uma área de desenvolvimento ou de suporte que pode assumir o projeto ou auxiliar a seleção de um fornecedor?
• Dimensões: A necessidade é de um departamento ou da empresa toda? É uma atividade menor, o trabalho de um departamento ou um processo central da empresa? Será necessário comunicar-se com outros sistemas dentro ou fora da empresa?
• Objetivos: Quais os objetivos que se deseja alcançar? Quais os benefícios que a solução vai trazer? Quanto tempo ele economiza? Quais os erros que podem ser evitados? Que benefícios podem ser percebidos pelos clientes?
• ROI: Um dos critérios mais relevantes para um projetos de sistemas é o retorno sobre o investimento. Há como relacionar e mensurar o valor mensal que esta solução traz para a empresa?
• Dados: Qual o tamanho do projeto? Qual o volume de dados que serão administrados pela aplicação?
• Plataforma: Existem padrões que devem ser respeitados? Limitações de equipamento ou estutura, necessidades especificas de comunicação? A empresa é alinhada com uma tecnologia, banco de dados ou padrão de trabalho como Linux, Microsoft, Oracle, Java, Open Source? Ou sua necessidade é tão isolada e especifica que pode ser trabalhada em um computador independente?
• Os problemas relacionados a software são problemas perversos, no sentido de que muitas vezes é preciso resolver o problema total ou parcialmente antes de poder defini-los.

Um exemplo

A ACME Industrial é uma empresa metalúrgica que fornece peças para montadoras, integradores de sistemas e para o mercado de reposição. Temos um sistema ERP XYZ/R3 que controla todos os processos centrais da empresa, que funciona em um servidor interno, administrado por nosso departamento de informática, que também auxilia os usuários nas questões do dia a dia.

Em volta deste ERP temos uma série de planilhas para controle de qualidade, manutenção de equipamentos, importação e outros elementos que o sistema não atende. Também exportamos dados do ERP para estas planilhas para gerar indicadores de desempenho.

Nossa área de TI não dispõe de tempo/equipe para desenvolver sistemas. Embora o ideal seja desenvolver tudo sobre o sistema ERP, os custos de customização são muito altos, além dos riscos de modificar a espinha dorsal da empresa.

No departamento de qualidade, utilizamos um conjunto de planilhas interligadas para controlar a qualidade dos itens que fornecedores nos entregam, administrar as reclamações de clientes (montadoras, reposição e exportação), além do controle das inspeções de controle de qualidade que realizamos em nossa linha de produção.

Recentemente, apontamos uma não conformidade em uma auditoria interna, decorrente de uma falha de digitação em uma destas planilhas. Uma não-conformidade como esta pode comprometer a nossa certificação em uma auditoria externa, levando a prejuízo de imagem e até mesmo a perda de contratos com clientes mais severos.

Precisamos de uma aplicação para substituir estas aplicações. Observando a quantidade reclamações, fornecedores e máquinas, concluímos que o volume de dados é pequeno, com um baixo crescimento ao longo do tempo. O maior volume de informações são as vendas e fornecimentos, mas estes são controlados pelo ERP, sendo necessário apenas que o sistema importe resumos para cálculo de PPM. Este sistema também nos auxiliará gerando indicadores e relatórios sobre o processo de qualidade, liberando o tempo que os analistas de qualidade perdem atualmente trabalhando as informações das planilhas e criando gráficos e apresentações em powerpoint.

Encontrando fornecedores

Para encontrar empresas que atuem na área que você precisa existem algumas fontes:

• Indicações de colegas de trabalho ou empresas semelhantes à sua
• Pesquisas em sites, portais ou associações do seu segmento
• Revistas especializadas
• Mecanismos de pesquisa: Google, Yahoo, Bing

Alguns critérios comparativos para a seleção

• Experiência – avalie as experiências anteriores em projetos semelhantes ao seu com outros clientes e a qualidade dos resultados.
• Histórico - Avaliando o passado de uma empresa, o seu tempo de mercado e os clientes que ela atendeu e atende, é possível identificar o seu nível de capacidade e comprometimento.
• Tecnologia – Avalie se a tecnologia oferecida pelo fornecedor se encaixa com as necessidades de sua empresa. Muitos pecam ao falhar em sua atualização, enquanto outros exageram, propondo soluções excessivamente complexas ou que envolvam tecnologias que não estejam completamente maduras.
• Metodologia – O fornecedor deve possuir uma metodologia de trabalho e seguir padrões de desenvolvimento, documentação e de qualidade que sejam aplicados na prática.
• Localização – embora um software possa ser desenvolvido por uma empresa do outro lado do mundo, a possibilidade de comunicação mais próxima é um critério que pode ser relevante para um projeto de desenvolvimento.
• Comunicação – Assim como a localização, a comunicação é um aspecto que não é diretamente relacionado ao trabalho. Mesmo assim, é um dos fatores fundamentais. Um padrão constante de comunicação clara auxilia um desenvolvimento na direção certa, de forma monitorada.
• Custos – embora uma solução muito cara não seja necessariamente boa, uma solução muito barata é geralmente muito ruim. Assim, procure aprofundar-se na avaliação dos principais concorrentes para não inviabilizar seu projeto por um alto custo ou arriscar-se a perder tempo e dinheiro contratando uma solução muito precária.

Nem sempre temos condições de avaliar em profundidade todos estes aspectos, mas ao questionar os fornecedores sobre alguns destes elementos, podemos aumentar as chances de acerto.

Um exemplo de checklist

O checklist abaixo apresenta uma comparação entre fornecedores. Um segundo passo pode ser estabecer pontuações e pesos para cada critério.

Separamos o checklist em três grupos de critérios de avaliação.

Esperamos que estas dicas possam fazer o seu processo de seleção uma atividade menos empírica, já que uma escolha errada pode levar o que é um investimento (ou um sonho de informatização) a se tornar uma fonte de prejuizos e aborrecimentos.